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1. 情報提供依頼書（RFI）
プロジェクトオーナーは、解決しなければならない問題があるにもかかわらず、それに対処する最善の方法がわからない場合、コントラクターから改善策を集めるために情報提供依頼書（RFI）を発行することがあります。
通常、問題の簡単な説明以外には、設計書も書類もありません。この要請には、ベンダー候補から情報を得ることを目的としたいくつかの自由形式の質問が含まれます。
例えば、ある不動産所有者が、丘陵地帯の浸食を防ぐために壁を作る必要があるとします。彼らは、擁壁のベンダーや請負業者に、彼らの潜在的なプロジェクトのためのRFIに答えるように依頼します。
この種の提案では、業者は所有者を説得するために、問題を解決する方法を提案し、自社に関する情報を提供することが多いでしょう。価格については、記載されている場合とされていない場合があり、また概算の予算が提示されている場合もあります。
例えば、オーナーの壁面工事の例では、3つの会社から返信があったとします。1社はコンクリート擁壁、1社はブロック擁壁、3社は浸食の可能性を軽減するために造園と玉石を使用することを提案します。3社はそれぞれ、提案するソリューションと、それがオーナーの状況にどのように最適なのかについて、いくつかの情報を記載することになります。
RFIは通常、かなり非公式なもので、対応に時間がかかることはありません。プロジェクトオーナーから、あなたがその問題にどう取り組むかについてのいくつかの質問がメールで送られてくることもあります。オーナーが回答を受け取ると、その時点で請負業者やベンダーを選択したり、プロジェクトを行わないことを選択したり、より詳細な提案タイプに移行したりすることができます。
RFIは、価格や請負業者やベンダーの能力に重きを置くものではありません。むしろ、オーナーが問題に対するいくつかの解決策を提示され、その中から最も納得のいくものを選択する機会なのです。この例では、コンクリート擁壁とブロック擁壁の両方が自分の納得のいく解決策であるとオーナーは感じているかもしれません。そこで、両社にRFPへの応募を呼びかけることになります。
2. 提案依頼書（RFP）
オーナーは、請け負いたいプロジェクトのイメージが固まったら、複数の業者から提案依頼書（RFP）を送ることができます。建築の場合、オーナーは通常、この時点で必要な作業を示す図面やスケッチを持っています。これは、コントラクターが同じ作業範囲について提案を行う必要があるため、重要なことです。
建設業では、RFPのプロセスでは、通常、請負業者の能力を判断するために、何らかの事前審査が行われます。RFIと比較して、RFPではコントラクターの経験やスキルについてより詳細な質問があり、オーナーがプロジェクトに最適なコントラクターを選択できるように回答が採点されることもあります。コントラクターは、参考資料の提出や過去のプロジェクトのリストアップ、主要スタッフの経歴や履歴書の提出を求められることもあります。
RFIとは異なり、RFPの提出プロセスはより正式なものです。オーナーは、コントラクターにいくつかの質問を投げかけ、その経験や信頼性を評価することがあります。プロジェクトが複雑になればなるほど、コントラクターはより多くの質問に答える必要がある。
これらの決定要因の1つは、しばしば価格です。コントラクターは可能な限りの解決策を提案しますが、一般的には、オーナーがコントラクターにこだわってほしい所定の設計があります。
この例では、オーナーが両業者に対して、提案する壁のスケッチ、価格、5人の推薦者、スタッフの履歴書、保険証などを含むRFPへの返答を求めたとします。オーナーはこれらの情報をもとに、どの業者を選ぶかを検討することになります。どのような点を重視するかによって、価格で選ぶこともあれば、そうでないこともある。
しかし、プロジェクトが公共機関や政府機関によって請け負われる場合は、最低入札価格に基づいて選択することが要求されることが多い。
RFI（情報提供依頼書）は、オーナーが複数のコントラクターにソリューションの候補を提供してもらいたい場合に使用し、RFP（提案依頼書）は、プロジェクトに対する提案を募る入札プロセスで使用します。
それぞれの文書をいつ使うかを知ることは、オーナーが購買活動のどの段階にいるのかを知るための鍵になります。選択肢を理解しようとしているのか、それとも1つの選択肢を見つけ、それを実行するために最適な業者を雇う必要があるのか。
3. RFI vs. RFP: 何が違うの？
情報提供依頼書（RFI）は、オーナーが複数の業者にソリューションの候補を提供してもらいたいときに使用し、提案依頼書（RFP）は、プロジェクトに対する提案を募る入札プロセスで使用します。
それぞれの文書をいつ使うかを知ることは、オーナーが購買活動のどの段階にいるのかを知るための鍵になります。選択肢を理解しようとしているのか、それとも1つの選択肢を見つけ、それを実行するために最適な業者を雇う必要があるのか。
RFIは一般的で、質問も少なく、与えられた問題に対する解決策を提供する請負業者に対してよりオープンである。RFPはより具体的で、資格や経験について多くの質問をし、一般に価格重視の傾向があります。
